自作申請書類と運用例

   

5S・カイゼン活動を支援する製造業の支援先で

以前、こんな申請書類をつくりました(必要に応じて、改訂しています)

 

左が「物品購入申請書」(A5サイズ)

作業に必要な工具等を会社に買ってもらうための申請書

部門長に承認印をもらってから

所定のBOXへ提出

調達担当者は発注後に現場のホワイトボードへ掲示

掲示の意味は

申請者が『本当に頼んであるのか?』

確認が出来るようにするためです

※詳細は下に記載します

 

右の黄色い方が「備品発注カード」

定期的に使用する備品(消耗品)、工具に用います

受理されたら、ラミネート加工を施し

品物のすぐ近くに置く

必要に応じて、穴を開けてリングで吊るすなどします

 

また、サイズが数種類あるもの(10種類以上サイズのある、例えばスパナ等)については

サイズごとに1枚1枚は作らず

決まっている品番、商品名、発注点を書いたカードをつくっておき

サイズの箇所は申請の都度

水性ペンで記入してから提出してもらいます

これは、ラミネート加工をしたからできることです(・∀・)

 

仮に1枚1枚つくると

枚数が多くなり

紛失時、わかりづらくなります

ですから、10種類以上のものに関しては

1種類1枚+記入方式です

 

こういった申請書の作成にあたり

ボクの基本方針は

必要最低限の記入箇所に留め

それでいて、受理者に

申請者の想いが伝わることです

 

現場からの意見で言えば

『書くのがめんどくさい』とよく言われますが

それも確かに分かります

ここだけ聞くとわがままにも聞こえますが

申請を通すために

イマイ翻訳を使えば

「書く時間の無駄の削減」

と翻訳して、受理者に伝えることが出来ます(笑)

あとは、品番などの「書き間違いの防止」

なんてことにも翻訳できます

5Sに取り組む企業さんで

ムダの削減を嫌がる人なんて

いないはずです(笑)

 

備品発注カードについては

物品購入申請書とは異なり

承認印は不要で

使った際に、発注タイミングの人が

所定のBOXへ提出するだけというルールです

 

ちなみに

購入したBOXですが

たしか、無印良品のアクリルケースだったと思います!

A5用紙が入るケースを探し回りましたが見当たらず

コチラのケースにたどり着きました

※上越市に無印良品はありません(・_・;)

値段はソコソコしますが

丈夫なことと、スケスケなためです(笑)

 

よく「見える化」という言葉をセンセイ方は使われますが

要は、「透けて中身が丸分かり」と言いたいのだと思うので

ボクはこういう見える化については

スケスケ作戦と皆さんには伝えます(・∀・)

スケスケってネーミングのほうがおもしろいから

ただ、それだけです(笑)

 

その他にも、電動工具が破損した際に

修理or再購入依頼のための「破損修理依頼書」や

カイゼン提案・要望書などもつくりました

 

こういった仕組みを創り

実際に運用して1年が経ちました

仕組みを理解し、使いこなしている人もいれば

使う機会が少なく、使い慣れない人もいて

浸透不足を感じることもあります(^_^;)

 

つくって終わりは1番ダメです

誰でも、いつでも

あたりまえに出来る仕組みを目指し

日々、現状に合わせカイゼンしています

 

また、それ以前は

現場の人が

社長や事務の方

また業者さんへ直接

口頭で発注してました(^_^;)

それによって

言った、言わないなどの発注漏れや

本当に必要でない物を買っていたり

買いすぎて過剰在庫になっていました

 

そこをカイゼンするために

書く癖をつけ

証拠・記録を残す

昔からそうだから~の考えはやめて

常に、当たり前を創るとしました

 

小規模の会社(数名~2、30名)だと

総務や資材調達、採用担当は

社長が兼務していることも珍しくありません

社長さんにも

いろいろな社長さんがいらっしゃいます

 

単純に人を増やせば

その社長さんの業務過多は解消されるかもしれませんが

そうすると今度はお金の問題が出てきます

人を増やすことは一旦、横に置いてみて

現場・現実・現物を再確認し

成りたい未来との距離を測り

現状の仕事の割り振りや担当交代などで

対応できればそれに越したことはないですし

それでもダメなら

人を増やすこともアリだと

現場と経営陣の間にいて思います(・∀・)

 

88/1000

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イマイ出没予定

5/24㈬ とちぎ勝人塾

6/14㈬  とやま勝人塾

7/10㈪ にいがた勝人塾

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【今井からのお願い】

会社(現場)見学させてください!!!

現場のリアルを見せてください!

場数を踏みたいんです!

工場、事務所、商店内(売場)、バックヤード・・・

5Sの第1段階である

2S(整理・整頓)

整理とは・・・いるものといらないものを分け、いらないものを捨てること

整頓とは・・・いるものを置き方・置き場所を決め、誰でも分かるように表示して置くこと

これが僕の基本的な定義です

この2つは生活の一部として

小さい頃から親や学校の先生から言われて仕方なく

自分の”当たり前”でやってきたことだと思います

今までそうしてきたから

それが普通になった、普通と今も思っている

それは良い意味でも、悪い意味でも

決めつけ(思い込み)です

その範囲は自分だけなのか

家族限定なのか

はたまた社会がそうだからなのか・・・

この機会に客観的な意見を聞いてみませんか?

見せていただいたお礼に

感想を本音でお伝えします!

良い面も、カイゼン面も含めて

最後に注意点が1つあります

僕はコンサルタントの”先生”ではありません

こうしなさい!こうすべきだ!

なんって”指導”はできません

でも、共に考え実行する支援はできます!

おんぶに抱っこをご希望の方はご遠慮ください

僕とあなたはお互いが、時に単独で走り

時に、二人三脚で共に背中を押す走りをする

もちろん僕の方があなたよりもより押させていただきます、仕事ですので(^o^;

ただ、結果として

僕も押してもらっていることになる

という意味です(^o^)

是非よろしくお願いいたします!

ps.【国内】は近い認識です(^q^)

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5S・カイゼン活動等のコンサルティング依頼も随時、受け

付けております(^o^)

また企業様に限らず、『個人で仕事を始めたい』等のご相談も承っています

今後はミーティングやセミナーも開催したいと考えています

会ってみるだけタダなので、まずはメールにて1度お気軽にご連絡ください(^_^)/

初回は1時間無料となっていますが

そちらの想いと僕の想いがはまれば

無制限でとことんやります!

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