自作申請書類と運用例
５S・カイゼン活動を支援する製造業の支援先で
以前、こんな申請書類をつくりました(必要に応じて、改訂しています)
左が「物品購入申請書」(A５サイズ)
作業に必要な工具等を会社に買ってもらうための申請書
部門長に承認印をもらってから
所定のBOXへ提出
調達担当者は発注後に現場のホワイトボードへ掲示
掲示の意味は
申請者が『本当に頼んであるのか？』
確認が出来るようにするためです
※詳細は下に記載します
右の黄色い方が「備品発注カード」
定期的に使用する備品(消耗品)、工具に用います
受理されたら、ラミネート加工を施し
品物のすぐ近くに置く
必要に応じて、穴を開けてリングで吊るすなどします
また、サイズが数種類あるもの(１０種類以上サイズのある、例えばスパナ等)については
サイズごとに１枚１枚は作らず
決まっている品番、商品名、発注点を書いたカードをつくっておき
サイズの箇所は申請の都度
水性ペンで記入してから提出してもらいます
これは、ラミネート加工をしたからできることです(・∀・)
仮に１枚１枚つくると
枚数が多くなり
紛失時、わかりづらくなります
ですから、１０種類以上のものに関しては
１種類１枚＋記入方式です
こういった申請書の作成にあたり
ボクの基本方針は
必要最低限の記入箇所に留め
それでいて、受理者に
申請者の想いが伝わることです
現場からの意見で言えば
『書くのがめんどくさい』とよく言われますが
それも確かに分かります
ここだけ聞くとわがままにも聞こえますが
申請を通すために
イマイ翻訳を使えば
「書く時間の無駄の削減」
と翻訳して、受理者に伝えることが出来ます(笑)
あとは、品番などの「書き間違いの防止」
なんてことにも翻訳できます
５Sに取り組む企業さんで
ムダの削減を嫌がる人なんて
いないはずです(笑)
備品発注カードについては
物品購入申請書とは異なり
承認印は不要で
使った際に、発注タイミングの人が
所定のBOXへ提出するだけというルールです
ちなみに
購入したBOXですが
たしか、無印良品のアクリルケースだったと思います！
A５用紙が入るケースを探し回りましたが見当たらず
コチラのケースにたどり着きました
※上越市に無印良品はありません(・_・;)
値段はソコソコしますが
丈夫なことと、スケスケなためです(笑)
よく「見える化」という言葉をセンセイ方は使われますが
要は、「透けて中身が丸分かり」と言いたいのだと思うので
ボクはこういう見える化については
スケスケ作戦と皆さんには伝えます(・∀・)
スケスケってネーミングのほうがおもしろいから
ただ、それだけです(笑)
その他にも、電動工具が破損した際に
修理or再購入依頼のための「破損修理依頼書」や
カイゼン提案・要望書などもつくりました
こういった仕組みを創り
実際に運用して１年が経ちました
仕組みを理解し、使いこなしている人もいれば
使う機会が少なく、使い慣れない人もいて
浸透不足を感じることもあります(^_^;)
つくって終わりは１番ダメです
誰でも、いつでも
あたりまえに出来る仕組みを目指し
日々、現状に合わせカイゼンしています
また、それ以前は
現場の人が
社長や事務の方
また業者さんへ直接
口頭で発注してました(^_^;)
それによって
言った、言わないなどの発注漏れや
本当に必要でない物を買っていたり
買いすぎて過剰在庫になっていました
そこをカイゼンするために
書く癖をつけ
証拠・記録を残す
昔からそうだから～の考えはやめて
常に、当たり前を創るとしました
小規模の会社(数名～２、３０名)だと
総務や資材調達、採用担当は
社長が兼務していることも珍しくありません
社長さんにも
いろいろな社長さんがいらっしゃいます
単純に人を増やせば
その社長さんの業務過多は解消されるかもしれませんが
そうすると今度はお金の問題が出てきます
人を増やすことは一旦、横に置いてみて
現場・現実・現物を再確認し
成りたい未来との距離を測り
現状の仕事の割り振りや担当交代などで
対応できればそれに越したことはないですし
それでもダメなら
人を増やすこともアリだと
現場と経営陣の間にいて思います(・∀・)
８８/１０００
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イマイ出没予定
５/24㈬ とちぎ勝人塾
６/14㈬ とやま勝人塾
7/10㈪ にいがた勝人塾
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【今井からのお願い】
会社(現場)見学させてください！！！
現場のリアルを見せてください！
場数を踏みたいんです！
工場、事務所、商店内(売場)、バックヤード・・・
５Sの第１段階である
２S(整理・整頓)
整理とは・・・いるものといらないものを分け、いらないものを捨てること
整頓とは・・・いるものを置き方・置き場所を決め、誰でも分かるように表示して置くこと
これが僕の基本的な定義です
この２つは生活の一部として
小さい頃から親や学校の先生から言われて仕方なく
自分の”当たり前”でやってきたことだと思います
今までそうしてきたから
それが普通になった、普通と今も思っている
それは良い意味でも、悪い意味でも
決めつけ(思い込み)です
その範囲は自分だけなのか
家族限定なのか
はたまた社会がそうだからなのか・・・
この機会に客観的な意見を聞いてみませんか？
見せていただいたお礼に
感想を本音でお伝えします！
良い面も、カイゼン面も含めて
最後に注意点が１つあります
僕はコンサルタントの”先生”ではありません
こうしなさい！こうすべきだ！
なんって”指導”はできません
でも、共に考え実行する支援はできます！
おんぶに抱っこをご希望の方はご遠慮ください
僕とあなたはお互いが、時に単独で走り
時に、二人三脚で共に背中を押す走りをする
もちろん僕の方があなたよりもより押させていただきます、仕事ですので(^o^;
ただ、結果として
僕も押してもらっていることになる
という意味です(^o^)
是非よろしくお願いいたします！
ps.【国内】は近い認識です(^q^)
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５Ｓ・カイゼン活動等のコンサルティング依頼も随時、受け
付けております(^o^)
また企業様に限らず、『個人で仕事を始めたい』等のご相談も承っています
今後はミーティングやセミナーも開催したいと考えています
会ってみるだけタダなので、まずはメールにて１度お気軽にご連絡ください(^_^)/
初回は１時間無料となっていますが
そちらの想いと僕の想いがはまれば
無制限でとことんやります！
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